Politique de confidentialité

Afin que vous puissiez utiliser l'offre d' eCO2 Séminaires en toute confiance, nous mettons à votre disposition la présente Politique de confidentialité, qui vise à décrire de manière transparente les données que nous stockons, la façon dont nous les utilisons et leur finalité. 

En préambule, nous vous invitions à consulter les réglementations qui régissent le stockage et l'utilisation des données : la communication marketing, la loi du 21 juin 2014 pour la confiance dans l’Economie Numérique, la Loi Informatique et Liberté du 6 août 2004 ainsi que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD : n° 2016-679).

1. Définitions

Services : le site www.eco2seminaires.fr  mis à disposition par la société eCO2 séminaires pour proposer et exécuter ses prestations de services (organisation de séminaires pour les entreprises)

Utilisateur : personne physique et/ou morale utilisant le ou les Services d'eCO2 Séminaires.

Client : personne physique et/ou morale ayant acheté (ou ayant l'intention d'acheter) une prestation de voyage à la société eCO2 Séminaires.

2. Type de données collectées

Tout au long de nos échanges, nous sommes susceptibles de collecter les données suivantes vous concernant :

Demande de devis / Contactez-Nous

En renseignant notre formulaire, vous sollicitez nos Services pour recevoir un ou plusieurs devis personnalisés pour vos projets de voyages d'entreprise. Dans ce cadre, nous sommes susceptibles de collecter :

Votre prénom

Votre nom

Votre numéro de téléphone professionnel

Votre courrier électronique

Le nom de la société ou organisation concernée par le projet

Diverses informations relatives à votre projet : centre d'intérêts, dates de voyage, destination(s), nombre de participants, budget, etc. 

Echanges téléphoniques

Une fois votre projet de voyage formulé, sur notre site internet et/ou par email et/ou par téléphone et/ou par tout autre moyen de contact, nous sommes susceptibles de vous rappeler pour affiner notre compréhension de vos besoins, et ainsi collecter de plus nombreuses informations sur le projet, comme son contexte, ses contraintes, ses enjeux, ses éléments indispensables / optionnels, les destinations à éviter, etc.

Navigation sur notre site internet

Lorsque vous accédez à nos Services, nous enregistrons automatiquement des données d’utilisation. 

Nous effectuons notamment des mesures d’audience (via le service Google Analytics), et stockons par exemple le nombre total de visites, le nombre de pages vues, l’activité des Utilisateurs sur nos Services ou encore leur fréquence de retour. Nous utilisons des identifiants de connexion (notamment des identifiants concernant vos appareils mobiles), des cookies, ainsi que des adresses IP pour mesurer l'activité de nos Services.

Nous sommes également susceptibles de collecter des données techniques sur votre connexion internet, comme votre navigateur et vos appareils.

Toutes les données collectées au cours de votre navigation sur notre site internet sont anonymisées et nous permettent de toujours améliorer l'expérience que nous proposons à nos Utilisateurs, afin de rendre nos Services les plus fluides et agréables possible.

Organisation d'un voyage

Lorsque vous confirmez un voyage avec eCO2 Séminaires,  nous collectons de plus amples informations sur les participants, incluant notamment leurs prénoms, noms, N° de téléphones, scans des documents d'identité (avec notamment la date de naissance et la date d'expiration de cette pièce d'identité), régimes alimentaires, allergies, pointures ou encore adresse e-mail professionnelle.

Les informations collectées dépendent du contenu du programme et changent à chaque projet : nous nous cantonnons au minimum nécessaire pour organiser au mieux votre voyage.

3. Utilisation de vos données

Nous utilisons vos données pour vous fournir nos Services, et notamment :

Organisation de vos voyages :

Relation Client : tout au long de notre relation commerciale, des personnes de notre équipe sont susceptibles de vous contacter par téléphone et/ou email et/ou courrier et/ou en rendez-vous physique et/ou en vidéo-conférence afin de préciser votre demande. L'objectif de cette démarche est d'apporter de comprendre au mieux vos besoins pour y apporter les réponses et solutions les plus adaptées

Propositions commerciales : nous nous appuyons notamment sur toutes les données collectées pour vous faire parvenir des devis et/ou communication promotionnelles qui correspondent au mieux à vos attentes

Organisation de vos séminaires d'entreprise : dans le cadre de l'organisation de vos séjours, nous sommes amenés à collaborer avec différents prestataires qui exigent des informations sur les participants pour mener à bien leurs services (compagnies aériennes, hôtels, prestataires d'activités, agences locales, assurances, etc.). A des fins d'organisation et/ou pour des raisons réglementaires, et uniquement dans ces deux cas de figure, certaines de vos données peuvent être communiquées à ces prestataires

Accompagnement de votre séminaire  : au cours de la prestation, nos équipes peuvent être amenées à envoyer des notifications "push" aux Utilisateurs de l'application mobile, pour des motifs purement logistiques et organisationnels

Les données collectées ne sont jamais revendues à nos partenaires commerciaux. De la même manière, nos partenaires commerciaux s'engagent à ne pas ré-utiliser les données transmises à des fins commerciales.

Amélioration de nos Services :

A des fins d'amélioration continue, les données collectées via nos Services  peuvent être analysées pour produire des statistiques et analyses marketing, afin de comprendre comment vous utilisez nos Services et comment améliorer l'expérience de nos Utilisateurs.

Obligations légales :

Enfin, nous sommes susceptibles de traiter vos données à des fins de preuve et dans le cadre du respect de nos obligations légales (comme vos documents d'identité).

4. Destinataires des données

Les données que nous collectons sont susceptibles d'être accessibles à nos prestataires de service, agissant en qualité de sous-traitants, qui concourent administrativement et techniquement à la réalisation des finalités visées ci-dessus. Parmi ces prestataires :

Hébergement internet : Ionos 

Prestataires touristiques : Sncf, hôtels, prestataires d'activités et excursions, prestataires logistiques locaux, restaurateurs, compagnies d'assurance, compagnies de taxi, etc.

À ce titre, nos prestataires et sous-traitants s'engagent à respecter les dispositions légales et réglementaires en vigueur relatives aux données personnelles des Utilisateurs qu'ils collecteraient. Notamment, ils s'engagent à mettre en œuvre tout moyen technique pour maintenir l'intégrité, la sécurité, la confidentialité des données personnelles ainsi qu'à garantir la sécurité des accès aux systèmes de stockage de ces données personnelles.

eCO2 séminaires veille à communiquer à ses prestataires et sous-traitants les données minimum requises pour garantir le bon achèvement des prestations attendues : chaque prestataire ne reçoit, ainsi, pas les mêmes informations.

Afin de respecter nos obligations légales, vos données personnelles peuvent également être transmises aux autorités administratives et judiciaires autorisées, uniquement sur réquisition judiciaire.

5. Responsable de traitement

Pour les données personnelles collectées dans le cadre de l'utilisation de nos Services, le responsable du traitement des données personnelles est Marine MARTIN, auto-entrepreneur et fondatrice de eCO2 Séminaires

En tant que responsable du traitement des données qu’elle collecte, eCO2 Séminaires s’engage à respecter le cadre des dispositions légales en vigueur. Il appartient notamment à   eCO2 Séminaires d’établir les finalités de traitement des données collectées, de fournir à ses Clients, à partir de la collecte de leurs consentements, une information complète sur le traitement de leurs données personnelles et de maintenir un registre des traitements conformes à la réalité. Chaque fois qu'eCO2 Séminaires traite des données personnelles, elle prend toutes les mesures raisonnables pour s’assurer de l’exactitude et de la pertinence des données personnelles au regard des finalités pour lesquelles elle les traite.

6. Droit d’accès, de rectification et d’opposition

Conformément à la réglementation européenne en vigueur, les Utilisateurs des Services de  eCO2 Séminaires disposent des droits suivants :

Droit d'accès (article 15 RGPD) et de rectification (article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude des données des Utilisateurs droit de verrouillage ou d’effacement des données des Utilisateurs à caractère personnel (article 17 du RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite

Droit de retirer à tout moment un consentement (article 13-2c RGPD)

Droit à la limitation du traitement des données des Utilisateurs (article 18 RGPD)

Droit d’opposition au traitement des données des Utilisateurs (article 21 RGPD)

Droit à la portabilité des données que les Utilisateurs auront fournies, lorsque ces données font l’objet de traitements automatisés fondés sur leur consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD)

Droit de définir le sort des données des Utilisateurs après leur mort et de choisir à qui  eCO2 Séminaires devra communiquer (ou non) ses données à un tiers qu’il aura préalablement été désigné.

Dès que  eCO2 Séminaires a connaissance du décès d’un Utilisateur et à défaut d’instructions de sa part,  eCO2 Séminaires s’engage à détruire ses données, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale.

Si l’Utilisateur souhaite savoir comment  eCO2 Séminaires utilise ses données personnelles, demande à les rectifier ou s’oppose à leur traitement, l’Utilisateur peut contacter  eCO2 Séminaires par écrit à l’adresse suivante :

 eCO2 Séminaires

Marine MARTIN 

5 rue C Augustin Lamare Picquot 

14400 Bayeux

Dans ce cas, l’Utilisateur doit indiquer les données personnelles qu’il souhaiterait que eCO2 Séminaires corrige, mette à jour ou supprime, en s’identifiant précisément avec une copie d’une pièce d’identité (carte d’identité ou passeport).

Les demandes de suppression de données personnelles seront soumises aux obligations qui sont imposées à eCO2 Séminaires par la loi, notamment en matière de conservation ou d’archivage des documents.

Enfin, les Utilisateurs de eCO2 Séminaires peuvent déposer une réclamation auprès des autorités de contrôle, et notamment de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).

7. Durée de conservation

Les données de compte (identité, coordonnées électroniques, historique d’utilisation des Services, etc.) sont conservées 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale ;

Les documents et pièces comptables sont conservés 10 ans, à titre de preuve comptable ;

Les données personnelles des participants sont conservées pendant une durée qui n’excède pas 3 mois après pas la dates de fin de nos prestations, telles qu'établies dans nos contrats.

8. Sécurité de vos données

Nous protégeons vos informations à l’aide de mesures de sécurité physiques, électroniques et administratives. Nos mesures de protection incluent notamment des pare-feu, des contrôles d’accès physiques à nos centres de données et des contrôles d’autorisation d’accès aux informations.

9. Notification d'incident

Quels que soient les efforts fournis, aucune méthode de transmission sur Internet et aucune méthode de stockage électronique n'est complètement sûre. Nous ne pouvons en conséquence pas garantir une sécurité absolue. Si nous prenions connaissance d'une brèche de la sécurité, nous avertirions les Utilisateurs concernés afin qu'ils puissent prendre les mesures appropriées. Nos procédures de notification d’incident tiennent compte de nos obligations légales, qu'elles se situent au niveau national ou européen. Nous nous engageons à informer pleinement nos clients de toutes les questions relevant de la sécurité de leur compte et à leur fournir toutes les informations nécessaires pour les aider à respecter leurs propres obligations réglementaires en matière de reporting.

Aucune information personnelle de l'Utilisateur du site eCO2 Séminaires n'est publiée à l'insu de l'Utilisateur, échangée, transférée, cédée ou vendue sur un support quelconque à des tiers. Seule l'hypothèse du rachat de eCO2 Séminaires et de ses droits permettrait la transmission des dites informations à l'éventuel acquéreur qui serait à son tour tenu de la même obligation de conservation et de modification des données vis-à-vis de l'Utilisateur des Services de eCO2 Séminaires.

10. Droit applicable et attribution de juridiction

Tout litige en relation avec l’utilisation des Services de  eCO2 Séminaires est soumis au droit français. En dehors des cas où la loi ne le permet pas, il est fait attribution exclusive de juridiction aux tribunaux compétents de Caen.